Utgangspunktet
En bedrift i Overhalla brukte betydelig tid hver uke på å håndtere fakturaer og kvitteringer manuelt. Prosessen så omtrent slik ut:
- Fakturaer kom inn på e-post
- Noen ble skrevet ut og lagt i en mappe
- Andre ble lagret på skrivebordet — midlertidig
- En gang i uken ble alt samlet, sortert og lagt inn i Fiken manuelt
- Av og til forsvant en faktura i rotet
Resultatet var stress, etterslep og en reell risiko for å overse betalingsfrister.
Løsningen
Vi satte opp en integrasjon som gjør følgende automatisk:
-
E-post-overvåking: Systemet sjekker innboksen jevnlig via IMAP og identifiserer e-poster med vedlegg som ser ut som fakturaer eller kvitteringer.
-
AI-analyse: Vedleggene analyseres — systemet leser beløp, leverandør, dato og fakturanummer.
-
Automatisk arkivering: Fakturaen sendes til Fiken-innboksen, ferdig utfylt med riktig informasjon og klar for godkjenning.
-
Varsling: Bedriftseieren får et kort varsel om at en ny faktura er lagt klar — ingen action nødvendig med mindre noe ser galt ut.
Resultatet
- Tid spart: Over 2 timer per uke frigjort fra manuell fakturahåndtering
- Ingen tapte fakturaer: Alt fanges opp automatisk
- Bedre oversikt: Eieren ser til enhver tid hva som venter på godkjenning
- Raskere betaling: Fakturaer håndteres daglig i stedet for ukentlig
Hva det krevde
Prosjektet tok under to uker fra første samtale til alt var oppe og kjørte. Bedriften trengte ikke å endre noen av verktøyene de allerede brukte — vi bygde broen mellom e-post og Fiken.
Er dette aktuelt for din bedrift?
Hvis du kjenner deg igjen i historien over, er sjansen stor for at vi kan hjelpe. Vi jobber med bedrifter i Overhalla, Namsos og hele Namdalen.
Ta kontakt for en gratis og uforpliktende samtale.